Erfolgreich kommunizieren im Projektmanagement – So machst du es richtig!

 

Du spürst ein Kribbeln im Bauch und fragst dich bloß: „Hä? Was ist denn jetzt passiert?“. Jeder kennt diese erste Reaktion, die ausgelöst wird, wenn die Projektleitung selbst zu einer außerordentlichen Teamrunde einlädt. Du bist erstmal verwirrt, neugierig und etwas nervös. Lädt die Projektleitung zum persönlichen Meeting ein, so bedeutet das immer eine gewisse Ernsthaftigkeit und Wichtigkeit.

Je nachdem, was, wie mit uns kommuniziert wird und durch wen hat es eine andere Bedeutung. Diese Bedingungen nehmen wir unterbewusst wahr und sie signalisieren uns, wie wichtig eine Information ist.

Mangelhafte interne Kommunikation ist laut Statista der Punkt, der am meisten Erwerbstätige im Job unglücklich macht. Knapp 40% sagen schlechte Kommunikation würde sie am meisten im Berufsalltag stören.

Du fragst dich nun: Wie kann ich denn effektiv kommunizieren? Welche Hebel kann ich nutzen, um meine Kommunikationsskills zu verbessern?

Dann lese weiter!

 

1️⃣ Was? Den Inhalt klar & zielgerichtet formulieren

Was genau ist das Ziel deiner Kommunikation? Welche Informationen sind für dein Gegenüber wichtig?

1. „Die Email kannst du so nicht versenden“ oder
2. „Die Email sollte kürzer und einfacher geschrieben werden, damit sie für alle verständlich ist“

– gleiches Ziel, aber unterschiedliche Inhalte.

Im ersten Satz ist nicht klar, warum die Nachricht nicht so versendet werden kann und der Satz kann falsch verstanden werden. Die zweite Variante erklärt jedoch gleich, was an der Nachricht nicht passt und weshalb sie nicht so versendet werden kann.

Sei dir bewusst, dass dein Gegenüber dein Ziel oft nicht sofort verstehen wird. Drücke dein Ziel klar aus und erkläre den Grund hinter deiner Kommunikation, um die Chancen zu minimieren, dass du missverstanden wirst.

 

2️⃣ Wie? Das richtige Medium wählen

Die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren ist das Medium. Schreibe ich eine Nachricht per Teams, rufe ich an oder schicke ich einen Brief?

Dein Kommunikationsweg sollte angepasst werden, je nachdem, wem du was zu sagen hast und wie wichtig es ist. Es spielt eine entscheidende Rolle dabei, wie deine Botschaft letztendlich ankommt. 

 

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Ein Beispiel aus der Praxis:

In einem Großprojekt gibt es immer verschiedene Kommunikationskanäle und -termine. Ob eine Information per E-Mail, Microsoft Teams oder persönlich kommuniziert wird, kommt auf die Information und die Zielgruppe an.

Ein Projekt wurde mal um ein halbes Jahr nach hinten verschoben. Nachdem alle Entscheidungsträger die Verschiebung freigegeben haben, wurde entschieden, wie dies den Projektbeteiligten kommuniziert werden sollte. Bei einer so großen Veränderung greifen Projektleiter in der Regel auf persönliche Kommunikation zurück.

Die Information wurde im anstehenden Projekt-Update-Call kommuniziert und zwar vom obersten Projektleiter. Die Information ist somit persönlich an alle involvierten Personen vermittelt worden. Nach dem Termin wurde eine Follow-Up-E-Mail gesendet, um diese Kommunikation für alle nochmal schriftlich festzuhalten. Zusätzlich wurde im Intranet ein Artikel veröffentlicht, damit sich alle im Unternehmen über die Verschiebung informieren konnten.

Es ist wohl selbsterklärend, dass dieses Vorgehen nicht angemessen wäre, wenn nur ein Regeltermin verschoben wird. Da würde es reichen, eine Abstimmung in Teams oder per E-Mail zu versenden, um einen neuen Termin rauszusuchen.

Dieser Praxisfall ist nur ein Beispiel, wie vielfältig eine Projektkommunikation sein kann.

 

*dieses Bild wurde mit KI generiert

 

3️⃣ Wer? Den Gesprächspartner kennen

Als Projektmanager kommunizieren wir täglich mit verschiedensten Personen und Zielgruppen. Je nachdem, ob wir mit einem Fachingenieur oder dem CEO sprechen, passen wir unsere Sprache auf unser Gegenüber an.

Jeder hat unterschiedliche Perspektiven, die von individuellen Erfahrungen, Anforderungen und Erwartungen geprägt sind. Zeige Empathie und versuche dich in die Lage deines Gesprächspartners zu versetzen.

Erkenne, dass auch deine Sichtweise subjektiv ist und dass jede Meinung ihren Wert hat, selbst wenn du sie nicht nachvollziehen kannst.

 

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1. Optimiere deine Kommunikationsfähigkeiten, indem du dich auf den Kontext einstellst.
2. Stelle dir die W-Fragen: Wer muss wann, welche Informationen erhalten? Die relevanten Informationenmüssen zur richtigen Zeit bei der richtigen Zielgruppe ankommen.
3. Beachte immer die Reaktion deines Gegenübers, um sicherzustellen, dass du Unklarheiten und Missverständnisse ausräumen kannst.

 

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