Kommunikation

 

Kommunikation ist mehr als nur das Austauschen von Informationen. Um Missverständnisse zu vermeiden und den Dialog zu verbessern, ist es wichtig, die wesentlichen Aspekte zu verstehen.

Kommunikation setzt sich im Wesentlichen aus drei Komponenten zusammen: 

1. Kommunikationsinhalt
2. Kommunikationspartner
3. Kommunikationsmedium

 

Kommunikationsinhalt

Der Inhalt bildet die Grundlage deiner Botschaft. Was genau möchtest du vermitteln? Welche Informationen sind für dein Gegenüber wichtig? Sei dir über das Ziel deiner Kommunikation bewusst.

Jeder Inhalt hat ein Ziel. Vielleicht musst du einem Teamkollegen erklären, wie er eine E-Mail verfassen soll. Erkläre ihm den Grund, warum du es tust. Soll der Text der Nachrichten eine bestimmte Norm einhalten? Soll sie einfach verständlich geschrieben werden oder soll der Verfasser effizienter und schneller arbeiten?

Sei dir bewusst, dass dein Gegenüber dein Ziel oft nicht sofort versteht. Drücke dein Ziel klar aus, bevor du die Inhalte kommunizierst. Somit kannst du dir sicher sein, dass die Person weiß, was du erreichen möchtest.

 

Kommunikationspartner

Zeige Empathie und versuche dich in die Lage deinen Gesprächspartner zu versetzen. Jeder Mensch hat unterschiedliche Perspektiven, die von individuellen Erfahrungen und Werten geprägt sind.

Erkenne, dass deine Sichtweise subjektiv ist und dass jede Meinung ihren Wert hat, selbst wenn du sie nicht nachvollziehen kannst. Passe deine Inhalte an die Bedürfnisse und den Hintergrund deines Kommunikationspartners an, um Missverständnisse zu vermeiden. 

Stelle dir die W-Fragen: Wer muss wann, welche Informationen erhalten? Die relevanten Informationen müssen zur richtigen Zeit bei der richtigen Zielgruppe ankommen.

 

Kommunikationsmedium

Als Medium bezeichnen wir die Methode, wie wir miteinander kommunizieren. Um die entsprechende Zielgruppe zu erreichen, muss das korrekte Medium gewählt werden. Es spielt eine entscheidende Rolle dabei, wie deine Botschaft letztendlich ankommt.  Dieser muss auf den Inhalt abgestimmt sein.

 Ich stelle mir immer die Frage: Wie möchte ich kommunizieren?

Es geht mir nicht nur um das das Ziel der Kommunikation, sondern ebenfalls in welchem Rahmen und wie ich kommunizieren will.

 

Ein Beispiel aus der Praxis: In einem Großprojekt gibt es immer verschiedene Kommunikationskanäle und -termine. Ob ich eine Information per E-Mail, Microsoft Teams oder persönlich kommuniziere, kommt auf die Information und die Zielgruppe an. Ein Projekt wurde mal um etwa ein halbes Jahr nach hinten verschoben aufgrund von Kapazitätsmangel. Zuerst wird das in der Projektleitungsrunde besprochen. Nachdem alle Entscheidungsträger die Verschiebung freigegeben haben, wird entschieden, wie dies allen Projektbeteiligten kommuniziert werden soll.

Bei einer solchen wichtigen Veränderungen greifen Projektleiter in der Regel auf persönliche Kommunikation zurück. Die Information wurde im anstehenden Projekt-Update-Call kommuniziert und dazu vom obersten Projektleiter persönlich, um die Wichtigkeit hervorzuheben. Die Information ist somit persönlich an alle direkt involvierten Personen vermittelt worden. Nach dem Termin haben wir eine E-Mail an einen erweiterten Kreis gesendet und an alle Teilnehmer, die nicht am Termin dabei waren, um diese Kommunikation schriftlich festzuhalten und um sie allen zum Nachlesen bereitzustellen. Zusätzlich wurde im Intranet ein News-Artikel veröffentlicht, damit sich alle im Unternehmen über die Verschiebung informieren konnten.

Es ist wohl selbsterklärend, dass dieses Vorgehen nicht angemessen wäre, wenn nur ein Regeltermin verschoben wird. Da würde es beispielsweise reichen, eine Abstimmung in Teams oder per E-Mail zu versenden, um einen neuen Termin rauszusuchen.

 

Dieser Praxisfall ist nur ein Beispiel, wie vielfältig eine Projektkommunikation sein kann.

Optimiere ab sofort deine Kommunikation, mit folgenden Regeln:

• Versetze dich in die Lage deines Gegenübers
• Lege Rahmenbedingungen für Kommunikation fest
• Passe das Medium auf den Inhalt an

 

Wir coachen seit 10 Jahren Menschen in diesem Bereich.

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